Miksi aikataulujen koordinointi eri aikavyöhykkeillä on niin vaikeaa?

Aikavyöhykkeet luovat yhden yleisimmistä koordinaation haasteista globalisoidussa maailmassamme. 24 pääaikavyöhykkeen (ja monien muiden puoli- tai neljännestuuntien siirtymien) kanssa sopivan kokoukselle ajankohtien löytäminen eri paikoissa oleville osallistujille vaatii mentaalisia ponnistuksia. Lisää siihen kesäaika-siirtymät, jotka tapahtuvat eri päivinä eri maissa, ja monimutkaisuus moninkertaistuu.

Haaste ei ole vain aikaeron laskeminen—se on sellaisten tuntien löytäminen, jotka sopivat kaikkien osallistujien hyväksyttäviin työaikoihin. Kätevä 10 AM -kokous New Yorkissa muuttuu 15:00:ksi Lontoossa ja 23:00:ksi Tokiossa. Ilman asianmukaisia suunnittelutyökaluja tiimit päätyvät usein kokouksiin, jotka kuormittavat merkittävästi joitakin osallistujia, kun taas toisille ne ovat täysin sopivat.

Työkalun kuvaus

Tämä aikavyöhykkeiden kokouksien suunnittelija auttaa sinua visualisoimaan aikaa useissa paikoissa samanaikaisesti. Valitse mikä tahansa määrä aikavyöhykkeitä ja näe täydellinen 24 tunnin vertailutaulukko, joka näyttää, mikä kello on kussakin paikassa päivän jokaisella tunnilla. Työkalu tunnistaa automaattisesti paikallisen aikavyöhykkeesi ja käyttää värikoodausta erottamaan AM- ja PM-tunnit, jolloin sopivat kokouksien ajankohdat on helppo tunnistaa yhdellä silmäyksellä.

Ominaisuudet

  • Moniaikavyöhykkeiden vertailu: Lisää rajoittamaton määrä aikavyöhykkeitä vertaillaksesi aikoja kaikissa paikoissa samanaikaisesti
  • Automaattinen aikavyöhykkeen tunnistus: Paikallinen aikavyöhykkeesi valitaan automaattisesti, kun avaat työkalun
  • Päivämäärätietoinen laskenta: Valitse mikä tahansa päivämäärä ottaaksesi huomioon kesäaika-eroavaisuudet
  • Visuaalinen AM/PM-korostus: Värikoodatut rivit auttavat nopeasti tunnistamaan aamun vs. iltapäivän/illan tunnit
  • Kattava 24 tunnin näkymä: Näe kaikki päivän tunnit vieritettävässä taulukkomuodossa

Käyttötapaukset

  • Etätiimin päivittäiset palaverit: Etsi päivittäinen kokoukselle ajankohtien, joka sopii hajautetuille tiimin jäsenille eri mantereilla ilman, että ketään pakotetaan kohtuuttomiin aikoihin
  • Kansainväliset asiakaspuhelut: Ajoita puhelut asiakkaiden tai kumppaneiden kanssa eri maissa samalla kun kunnioitat normaalia työaikaa kaikissa paikoissa
  • Tapahtumien suunnittelu: Koordinoi webinaareja, tuotteen lanseerausta tai suoria lähetyksiä maksimoidaksesi osallistumisen kohdeyleisöltäsi useissa alueissa

Kuinka se toimii

Työkalu käyttää ensimmäistä aikavyöhykettä luettelossasi vertailupisteenä. Jokaiselle päivän tunnille (00:00–23:00) kyseisessä vertailun aikavyöhykkeessä se laskee vastaavan paikallisen ajan kaikissa muissa valituissa aikavyöhykkeissä. Laskenta ottaa huomioon valitun päivämäärän, mikä on tärkeää, koska kesäaika-siirtymät tapahtuvat eri päivinä eri maissa—mikä tarkoittaa, että aikaero voi vaihdella tunnilla vuodenajasta riippuen.

Vinkkejä

  • Aloita omalla aikavyöhykkeellä ensimmäisenä merkintänä, lisää sitten osallistujien sijainnit—tämä helpottaa aikojen etsimistä, jotka sopivat aikatauluusi
  • Kun suunnittelet toistuvia kokouksia, tarkista taulukko päivämäärille sekä ennen että jälkeen kesäaika-siirtymien varmistaaksesi, että aika toimii edelleen
  • Käytä AM/PM-värikorostusta nopeasti tunnistamaan tunnit, jotka osuvat normaaleihin työaikoihin (tyypillisesti 09:00–17:00) kaikille osallistujille
  • Tiimeille, jotka ulottuvat yli 8 aikavyöhykkeen päähän, harkitse asynkronista viestintää tai kiertäviä kokouksien aikoja epämukavuuden oikeudenmukaiseksi jakamiseksi